展會項目經(jīng)理需具備三種能力

    在會展業(yè)務中，項目經(jīng)理“是充滿活力的、帶來生命力的元素”(德魯克語)，他們是會展項目的核心人物，也是項目成功的關鍵。    

    會展項目經(jīng)理需要具備下列三種能力：   
    
    1． 團隊領導能力。會展項目經(jīng)理首先必須是一個合格的團隊領導者，他所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優(yōu)質地完成全部工作，在不超出預算的情況下實現(xiàn)項目目 標。這就需要會展項目經(jīng)理必須具備良好的信譽，使項目團隊成員覺的他是一個有誠信、有效率、有能力項目經(jīng)理；他必須具有靈活的人際關系，善于在各團隊成員 之間和公司各支持部門之間進行協(xié)調；有廣泛的經(jīng)營常識(不要精通，但要全面)，知道各個團隊成員所負責工作的功能和經(jīng)營管理方法，能夠正確確定哪些工作應 由團隊內部的哪些人員完成，哪些工作應交給承包商完成；有卓越的指導能力，能夠協(xié)助團隊成員解決問題，或者懂得什么時候需要聘請外部專家來解決問題；有高 度的學習意愿與創(chuàng)新意圖，因為他是團隊內部營造創(chuàng)新環(huán)境、推動創(chuàng)新觀念的關鍵人物。最后也是最重要的一點是他還必須具備激勵團隊士氣、為團隊成員創(chuàng)造工作 意義的能力。   
    
    2．項目經(jīng)營能力。很多會展項目經(jīng)理認為自己是一個執(zhí)行者而不是計劃者，當接受一項任務時，第一個反 應就是著手開始解決這個問題。然而在會展經(jīng)濟不斷國際化、全球化的今天，會展項目成功必須依靠創(chuàng)新精神與創(chuàng)新能力，因此，項目經(jīng)理必須有與高層一同研擬策 略、設定目標并排列目標優(yōu)先順序的能力。項目經(jīng)理還是會展項目的設計師，它必須正確設定會展主題、精心設計節(jié)目。項目經(jīng)理必須善于著眼于“大畫面”的事 務，例如項目的生命周期、工作分工結構的開發(fā)、管理流程變動的實施，等等。   
    
    3．項目管理能力。要有規(guī)劃技巧。項目 經(jīng)理進入項目執(zhí)行之前，首先要制定一份完備的工作進度表，對展前、展中、展后各個階段，在什么時間完成什么事進行詳細的規(guī)劃，并在項目實施過程中監(jiān)督執(zhí) 行。會展項目的各項工作是環(huán)環(huán)相扣的，哪些工作可以“并行”，哪些工作必須“串行”，哪些工作需要多少資源，都必須認真規(guī)劃，并在執(zhí)行過程中做到任務、進 度、資源三落實。同時，要知道再完美的計劃也會時常遭遇不測，項目經(jīng)理應該能夠預測變化并且能夠適應變化，在項目發(fā)生變化時能夠及時作出調整。一個項目經(jīng) 理最重要的特質就是辨識和解決問題的能力。這同時也決定了項目經(jīng)理要有風險管理能力，能夠在信息不完備的情況下做決定，預先進行風險確定、風險沖擊分析以 及風險應對計劃，并在危機事件發(fā)生時正確進行處理。另外還有質量管理能力，熟悉基本的質量管理技術，例如制作和說明質量控制圖，盡力達到零缺陷等；合同管 理能力，要求掌握較強的合同管理技巧，了解簽約中關鍵的法律原則；交流能力，能與他們的經(jīng)理、客戶、廠商及屬下進行有效的交流；成本管理能力，處理諸如成 本估計、計劃預算、成本控制、資本預算以及基本財務結算等事務；國際事務處理能力，了解國際慣例和相關國家的語言、文化、習慣、法令規(guī)章等等。   
    
    以上所談到的項目經(jīng)理的能力相當廣泛，那么，有意從事會展項目經(jīng)理職業(yè)的人，如何取得這些能力呢？   
    
    一 是，學校的正規(guī)訓練。目前全國已經(jīng)有20余所大專院校開設了會展專業(yè)或會展方向的學歷教育，并且有?？啤⒈究?、研究生各個層次，絕大多數(shù)是會展管理類，會 展項目經(jīng)理是其主要培養(yǎng)目標。但是，作為會展專業(yè)在校就讀的學生來說，最要的還是要學好基礎課程，搞好基礎訓練，研修或選修管理、營銷、法律、經(jīng)濟等相關 課程，不能只重視實用性的課程。有了牢固的基礎，各種實用科目在到職后能夠在正規(guī)與非正規(guī)的在職培訓中學到。應該說，大學并不是學習管理實務的最佳場所， 特別是對于沒有對實際工作感性認識的在校學生，把功夫花在實用課程上，往往事倍功半。  
    
    二是，職業(yè)訓練班和職業(yè)繼續(xù)教 育。在職會展項目經(jīng)理，特別是外國語學院畢業(yè)的會展項目經(jīng)理，應該通過參加各種職業(yè)訓練班或職業(yè)繼續(xù)教育補充與會展項目管理有關的課程。研究表明，缺乏基 礎訓練的項目經(jīng)理，在接受企業(yè)內部在職訓練時效果往往不佳，自我學習時也缺乏吸收能力。   
    
    三是，在職訓練。在工作過 程中不斷學習新知識、增加新能力，是受過任何教育的會展項目經(jīng)理成長的必要條件。正規(guī)的在職訓練是指企業(yè)內部設立的有講師、有講義、有正規(guī)課程的訓練班。 現(xiàn)在有越來越多的會展企業(yè)開始重視正規(guī)訓練，項目經(jīng)理要爭取每一個接受正規(guī)訓練的機會，吸收最新知識。企業(yè)內部還有大量的非正規(guī)訓練的機會，包括觀摩他人 作業(yè)、聆聽別人的經(jīng)驗介紹、聽取他人意見等。不要因為工作忙而推辭參與其他項目的討論，善于幫助別人就是幫助自己。一個一到下班時間就盯著表看的人和一個 主動找工作做的人，很快就能分出高下。   
    
    四是，自我學習。自我學習是會展項目經(jīng)理提高自身能力的重要方式。有人說， 一個人的成就關鍵看他的業(yè)余時間用來做什么。自我學習的方式有：閱讀相關書籍和專業(yè)雜志。會展行業(yè)的雜志仍然非常少，并且多數(shù)都是信息性的，最近創(chuàng)辦的非 信息性雜志以及一些報紙的會展?？?，則是會展項目經(jīng)理自我修煉的必讀材料；選擇你認為值得作為學習模范的人，主動拜訪他，請他擔任你的導師，定期不定期請 教他工作上的各項事務，由他介紹你認識行業(yè)前輩，指引你的發(fā)展道路；建立廣泛的人際網(wǎng)絡，在需要時可以獲得專業(yè)幫助。如果能夠在企業(yè)內部或者同行業(yè)中結交 一些能夠敞開討論問題的同仁，經(jīng)常進行沙龍式聚會，形成一個“智慧圈”，則極有利于會展項目經(jīng)理的在職提高；經(jīng)常上網(wǎng)，尋找新知識、新技術。利用電子郵件 向其他專業(yè)人士請教、溝通、交換意見。在相關BBS上交流，對工作有很大的助益。它突破了人們交流方面的時空障礙，使大量信息在很小的空間中聚集，可以在 更大范圍內直接互動、討論和交流，有利于拓展想象力、從他人的發(fā)言中獲得啟發(fā)、及時克服謬誤和思維慣性、并相互提供心理支持。