點石成金之精打細(xì)算：會議與展覽的預(yù)算(一)

【好展會網(wǎng)】 <SPAN id=zoom>■<STRONG>預(yù)算</STRONG><BR>會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面：<BR><BR>1、交通費用<BR>交通費用可以細(xì)分為：<BR>(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通<BR>(2)、會議期間交通費用主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。<BR>(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費用。<BR><BR>2、會議室/廳費用<BR>具體可細(xì)分為：<BR>(1)、會議場地租金通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。<BR>(2)、會議設(shè)施租賃費用此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。<BR>(3)、會場布置費用如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。<BR>(4)、其他支持費用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。<BR>對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。<BR><BR>3、住宿費用<BR>住宿的費用應(yīng)該非常好理解值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。<BR>正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。<BR><BR>4、餐飲費用<BR>會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。<BR>(1)、早餐<BR>早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）<BR>(2)、中餐及午餐<BR>中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算自助餐形式，按桌預(yù)算圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。<BR>(3)、酒水及服務(wù)費<BR>通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費。<BR>(4)、會場茶歇<BR>此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。<BR>(5)、聯(lián)誼酒會/舞會<BR>事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)：<BR><BR>5、視聽設(shè)備<BR>除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：<BR>●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算<BR>●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理<BR>●音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理<BR>c、演員及節(jié)目<BR>通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)專場或包場除外。<BR>d、其他點心、水果及調(diào)制色酒<BR><BR>6、雜費<BR>雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機(jī)動處理。 <BR>那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢？<BR>展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方<BR>相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。<BR>不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。<BR>展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。<BR>如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關(guān)。<BR></SPAN><br>
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