展覽運(yùn)輸——國(guó)際運(yùn)輸代理的工作準(zhǔn)則

【好展會(huì)網(wǎng)  物流專題】 <p>國(guó)際展覽運(yùn)輸協(xié)會(huì)（IELA-International Exhibition Logistics Association)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸代理（site agents)規(guī)定了如下業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)(standards of performance)。 　　現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸代理的業(yè)務(wù)在很大程度上依賴于三個(gè)方面的有效管理：（1）聯(lián)絡(luò)；（2）海關(guān)手續(xù)；（3）搬運(yùn)操作。國(guó)際展覽運(yùn)輸協(xié)會(huì)對(duì)三方面的最低要求如下： 　　1.聯(lián)絡(luò) 　　聯(lián)絡(luò)的第一要求是語(yǔ)言。國(guó)際展覽運(yùn)輸協(xié)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸代理成員必須配備會(huì)說(shuō)流利英語(yǔ)、德語(yǔ)、法語(yǔ)以及展覽會(huì)舉辦國(guó)家或地區(qū)的主要語(yǔ)言的雇員。 　　這些語(yǔ)言幾乎可以應(yīng)付任何可能發(fā)生的事情。雖然展出者和外國(guó)運(yùn)輸公司在籌備參加國(guó)外展覽會(huì)時(shí)會(huì)安排翻譯，但是，協(xié)會(huì)要求現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸代理能夠用客戶的大部分人員的語(yǔ)言進(jìn)行交談。只有熟練的語(yǔ)言能力才能達(dá)到這一點(diǎn)。 　　現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸代理必須在展覽會(huì)場(chǎng)設(shè)立全套辦公設(shè)施，如果會(huì)場(chǎng)不具備條件，代理要在合理的距離內(nèi)最好是步行距離內(nèi)設(shè)立辦公設(shè)施。在后面的條件下，必須配備全套的、常設(shè)的支持（back-up)設(shè)備以便與地方辦公室及時(shí)聯(lián)系。 　　展出者必須能夠隨時(shí)找到現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸代理而不需要走出會(huì)場(chǎng)。 　　為了協(xié)助客戶與協(xié)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸代理的聯(lián)絡(luò)，協(xié)會(huì)要求現(xiàn)場(chǎng)代理配備以下設(shè)備：國(guó)際電話線路，國(guó)際電傳線路，國(guó)際傳真。 　　不允許通過(guò)地方電信部門提供這些服務(wù)。如果現(xiàn)場(chǎng)代理沒(méi)有條件配備這些設(shè)備，至少也要配備傳真。在大部分國(guó)家已不存在安裝臨時(shí)電話或電傳線路的困難，少數(shù)發(fā)展中國(guó)家除外。 　　現(xiàn)場(chǎng)代理必須提供詳細(xì)的、有效的郵政地址，這一點(diǎn)對(duì)臨時(shí)在現(xiàn)場(chǎng)工作的代理非常重要，并安排展覽會(huì)前后運(yùn)輸單證文件（提單是、海關(guān)文件等）直接寄給現(xiàn)場(chǎng)代理。 　　2.海關(guān)手續(xù) 　　現(xiàn)場(chǎng)工作最關(guān)鍵的部分可能是辦理海關(guān)手續(xù)。 　　協(xié)會(huì)代理與展覽會(huì)組織者共同為展覽會(huì)設(shè)立臨時(shí)免稅進(jìn)口手續(xù)。根據(jù)海關(guān)規(guī)定，現(xiàn)場(chǎng)代理可能還需要擔(dān)?；蚪槐ＷC金。 　　下一步是與海關(guān)官員商妥在現(xiàn)場(chǎng)工作的期限和時(shí)間。包括正常工作之外的時(shí)間、周末、節(jié)假日。有些國(guó)家海關(guān)規(guī)定不得在正常時(shí)間之外工作。但是大部分國(guó)家的海關(guān)只要提前通知并作適當(dāng)?shù)难a(bǔ)貼安排，可以日夜工作。 　　協(xié)會(huì)代理必須做好上述兩項(xiàng)安排以及其他必要的安排，以便可以隨時(shí)找海關(guān)官員辦理手續(xù)。 　　每天工作開(kāi)始時(shí)間不得晚于8：00，工作結(jié)束時(shí)間不得早于16：30。在這個(gè)時(shí)間之外，如果有需要，仍可以找基干職員（skeleton staff)辦事。 　　根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)，可以有足夠時(shí)間安排海關(guān)手續(xù)。 　?。?）進(jìn)口手續(xù)。 　　整車放行卸貨：在預(yù)先完全通知的情況下，貨車抵達(dá)后6小時(shí)；在未預(yù)先通知的情況下，貨車抵達(dá)后24小時(shí)； 　　空運(yùn)貨物放行：在預(yù)先完全通知的情況下，貨車抵達(dá)后8小時(shí)；在未預(yù)先通知的情況下，貨車抵達(dá)后48小時(shí)； 　　（2）出口手續(xù)。 　　包裝檢查：在預(yù)先完全通知的情況下，開(kāi)始后2小時(shí)；在未預(yù)先通知的情況下，申請(qǐng)后8小時(shí)； 裝車檢查、鉛封（貨車放行）：在預(yù)先完全通知的情況下，裝車后3小時(shí)；在未預(yù)先通知的情況下，申請(qǐng)后8小時(shí)； 　　辦完出口或轉(zhuǎn)口文件：在預(yù)先完全通知的情況下，提交文件后4小時(shí)；在未預(yù)先通知的情況下，申請(qǐng)?zhí)峤晃募?小時(shí)。 　　另外需要指出的是，除進(jìn)口手續(xù)未預(yù)先通知情況之外，所有手續(xù)都由同一海關(guān)官員在一個(gè)班次內(nèi)完成。貨車裝貨完畢等待文件和鉛封不應(yīng)過(guò)夜。同樣，展出者要求海關(guān)檢查掏箱裝箱應(yīng)該在同一天辦理。 　　但是如果貨車在海關(guān)下班前抵達(dá)或裝完，又未事先通知，便難免過(guò)夜等待。同樣條件下，展出者臨下班前要求海關(guān)檢查也可能無(wú)法安排。 　　以上時(shí)間期限的前提條件是展出者提供全套、準(zhǔn)確的文件，事先通知并準(zhǔn)確地表述和申報(bào)。 　　3.搬運(yùn)操作 　　協(xié)會(huì)代理必須熟悉現(xiàn)場(chǎng)并在展覽施工和拆除期間能隨時(shí)使用合適的設(shè)備和有經(jīng)驗(yàn)的搬運(yùn)工?，F(xiàn)場(chǎng)代理有責(zé)任事先預(yù)計(jì)到非常規(guī)、大尺寸的物品的運(yùn)輸裝卸問(wèn)題，并相應(yīng)準(zhǔn)備好特殊設(shè)備。 　　代理要在現(xiàn)場(chǎng)安排倉(cāng)儲(chǔ)地，如果不可能，就在盡可能近的地方（不超過(guò)30分鐘的路程）安排倉(cāng)庫(kù)，以存放易被盜或保密的物品。 　　空箱應(yīng)當(dāng)存放在現(xiàn)場(chǎng)或離會(huì)場(chǎng)盡可能近的地方，以備萬(wàn)一展出者將物品遺留在箱內(nèi)需要尋找。另外也為了展覽會(huì)結(jié)束后能迅速運(yùn)回空箱。如果有條件，空箱應(yīng)當(dāng)存放在室內(nèi)。如果沒(méi)有條件，必須采取措施保證空箱回運(yùn)時(shí)與運(yùn)出時(shí)狀況一樣。 　　空箱及時(shí)回運(yùn)是展覽會(huì)拆除成功的關(guān)鍵因素，使展出者能盡早裝箱和裝車，這有助于盡早清場(chǎng)。 　　如果展覽會(huì)面積達(dá)到10萬(wàn)平方米，空箱全部回運(yùn)時(shí)間最晚也不得超過(guò)正式拆除第一天的12：00，如果展出者或組織者同意，并更有利于拆除進(jìn)度安排，空箱空運(yùn)可晚一些運(yùn)回。 　　如果展覽會(huì)面積超過(guò)10萬(wàn)平方米，將視情況安排空箱回運(yùn)時(shí)間。但是，在一般情況下，空箱回運(yùn)工作必須在正式拆除第三天開(kāi)始的時(shí)候全部完成。即使這樣，代理仍必須合理安排，保證凡要求空箱回運(yùn)的展出者都可以在正式拆除的第一天中午便開(kāi)始收到部分空箱，其他空箱在以后陸續(xù)回運(yùn)。 　　在任何情況下，不允許發(fā)生有任何展出者一直等到拆館的第三天才收到空箱的現(xiàn)象。 　　卸車和裝車必須按商定的時(shí)間進(jìn)行，以下時(shí)間適于10萬(wàn)平方米及以下的展覽會(huì)： 　　卸車或裝車必須在同一天內(nèi)盡快完成，條件是：車輛按施工/拆除計(jì)劃時(shí)間抵達(dá)，或在工作日有足夠的時(shí)間內(nèi)抵達(dá)。如果晚到，在不影響其他按時(shí)抵達(dá)的車輛裝卸的情況下，必須在第二個(gè)工作日一開(kāi)始就裝卸。另外，如果展館只有一個(gè)運(yùn)貨門，那么為該門附近展臺(tái)運(yùn)貨的車輛應(yīng)當(dāng)盡量安排在施工期最后卸車，并安排在拆除期最前裝車。 　　協(xié)調(diào)好所有展出者的要求，并相應(yīng)安排好搬運(yùn)操作，就可以避免出現(xiàn)混亂。在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立倉(cāng)庫(kù)有助于解決問(wèn)題，對(duì)各方都有益處。 　　現(xiàn)場(chǎng)代理在收到使用吊車的要求后，應(yīng)當(dāng)能夠在第二個(gè)工作日提供吊車服務(wù)。在此期間，代理可以安排設(shè)備和勞工。如果展出者要求當(dāng)天使用吊車，代理在可能的情況下應(yīng)該盡量安排，最晚在第二個(gè)工作日的開(kāi)始時(shí)應(yīng)安排好。條件仍然是不影響周圍展臺(tái)、走道、運(yùn)貨門的正常工作。 　　現(xiàn)場(chǎng)搬運(yùn)操作的成功完全在于現(xiàn)場(chǎng)代理，現(xiàn)場(chǎng)代理必須事先協(xié)調(diào)好所有展出者的搬運(yùn)要求，并提前將相應(yīng)的安排通知組織者和所有展出者。這樣就能夠避免展出者提出工作計(jì)劃之外的搬運(yùn)要求，或提出臨時(shí)遇到的難題。 　　但是不事先通知現(xiàn)場(chǎng)代理，卻突然提出立即要解決的大問(wèn)題的現(xiàn)象確實(shí)存在。這種情況可能會(huì)嚴(yán)重影響正常的展場(chǎng)搬運(yùn)工作。現(xiàn)場(chǎng)代理的任務(wù)之一就是使這種現(xiàn)象減少到最低限度，最終消除這種情況。</p>
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